Nuestros Desarrollos
Transporte de Personal
El Transporte de personal a las dependencias de la empresa es un servicio importante y sensible para el personal, por aspectos seguridad, bienestar y costos es que debe ser cuidadosamente administrado y gestionado.
El control sobre las personas que utilizan este servicio es de vital importancia para obtener un servicio de calidad para el personal y la optimización de los recursos de transporte.
Control Acceso
El control de subida a los vehículos de transporte, permite validar la autorización de uso del transporte, y el registro del pasajero.
Transmisión en Trayecto
Desde cualquier parte del trayecto, se puede transmitir la información de los pasajeros, lo que permite disponer de información antes que llegue a las dependencias de la empresa.
Reserva de Asientos
Definido el plan de transporte y sus trayectos, es posible que el personal pueda realizar su reserva de asiento on-line en base a su turno de trabajo, tanto ida como regreso.
Características
Administración simple y flexible:
Definición de planes de transporte y trayectos.
Permite múltiples empresas de transporte.
Módulo altamente Integrado:
Los dispositivos de control permiten validar autorización de ingreso al transporte.
Se puede aplicar validación de autorización de ingreso a las dependencias.
Los dispositivos pueden transmitir durante el trayecto el listado de pasajero.
Consultas permiten ver vehículos en tránsito y nóminas de pasajeros.
Reserva de Asientos:
Personal autorizado para el servicio de transporte, puede hacer reservas de asientos.
Se puede administrar el uso de flota en base a la demanda.
Acreditación y Credencialización
Para una gestión eficiente de la Fuerza Laboral, es necesario comenzar por tener registrada a todas las personas, tanto propias como externas, de este modo los otros procesos involucrados pueden aplicar sus reglas de negocio según se han definido. Esta Función considera el registro de toda la información asociada tanto de personas, empresas y vehículos considerando requisitos legales, laborales, operacionales, seguridad y salud según corresponda.
El control sobre las personas que utilizan este servicio es de vital importancia para obtener un servicio de calidad para el personal y la optimización de los recursos de transporte.
Recepción de documentos
Se comienza con la recepción de los documentos o carpetas de las personas, la documentación debe cumplir con los requisitos del mandante. Esta labor generalmente es entregada a un tercero, la cual podemos hacer por usted.
Revisión
La revisión y validación de la documentación es fundamental para el cumplimiento laboral y exigencias definidas por el mandante. Se produce un feedback con la empresa externa para el cumplimiento de requisitos.
Registro
Con la documentación revisada y aprobada, se realiza el registro de la información en el sistema. El registro de exámenes, cursos, contrato de trabajo para su control de vigencia y se activen las autorizaciones correspondientes.
Enrolamiento
Dependiendo del tipo de credencial, se debe hacer el enrolamiento de las personas autorizadas, toma de fotografía, registro de huella, registro de la cedula de identidad, etc.
Impresión
La impresión de nuevas credenciales o la reimpresión por perdida es una labor constante, que requiere de control para evitar mal uso de estas.
Administración de Credenciales
Junto con la impresión de credenciales, la administración requiere de dedicación para tener el control adecuado, evitar duplicidad, generación y entregas masivas para grupos, etc.
Características
Identificación por cédula de identidad para personas nacionales, y pasaporte para extranjeros:
Control del documento por número de documento.
Control por vencimiento del documento.
Lectura directa del codigo QR.
Variedad de credenciales para efectuar el control
Credenciales de proximidad.
Credenciales con código QR.
Credenciales totalmente personalizadas.
Credenciales con diseños diferentes por tipo de servicio.
Registro de vehículos para ingreso a dependencias:
Código QR para cada vehículo registrado.
Validación de certificaciones, permiso de circulación, revisión técnica, etc.
Clasificación de tipo para requisitos de Licencia de Conducir.
Control de autorización de ingreso y/o salida de dependencias.
Validación de vigencia de requisitos laborales, contrato de trabajo, exámenes de salud, inducción, etc.
Registro digital de la documentación entregada.
Información inicial de las personas es ingresada por los mismo interesados.
Gestión Documental
La gestión de documentos en iSGCAS tiene como objetivo facilitar y estandarizar el proceso de registro de documentos digitalizados y recolectar ciertos datos relevantes para los procesos de acreditación de cualquier fuente de origen (personas, empresas, empresas-personas, contratos, vehículos), y el envío de éstos, por parte de las empresas colaboradoras, hacia la empresa mandante. Es por esto, que la gestión de documentos permite al usuario de la empresa colaboradora, registrar documentos de distinta índole asociados a una fuente de origen, ya sea con fines de acreditación de personal, registros de vehículos, empresas, contratos y subcontratos.
El gestor documental se rige mediante un flujo de información que se inicia desde el usuario colaborador, quien registra la información y documentos digitalizados para posteriormente enviar a revisión cada registro digital. De esta forma, un ente revisor, definido por configuración en sistema, es el encargado de validar la información enviada por el colaborador, pudiendo aprobar o rechazar los registros. En caso de ser aprobados los documentos, estos pasan a ser un registro oficial del sistema, los cuales pueden ser utilizados por otras funcionalidades del sistema, como por ejemplo, control de acceso. Toda vez que un documento es rechazado este vuelve a su origen en donde se tiene la posibilidad de ser corregido y enviado nuevamente para su autorización.
Adicionalmente, el gestor documental mantiene un nivel de configuración robusto, el cual permite dar una configuración propia a cada tipo de documento como vigencias, unicidad (mantención de históricos), definición de su fuente emisora y definir si es necesaria su revisión antes de dejarlo como un registro oficial del sistema. Junto a esto, la configuración permite definir registros transaccionales de sistema junto a un documento, lo que quiere decir que, para aquellos documentos que requieran validación de sus datos en alguna área de sistema, como contratos laborales, cursos y exámenes, puedan ser asociados de forma dinámica al documento, teniendo así la información completa del registro para ser agregada al sistema.
En resumen, el gestor documental es una funcionalidad dinámica del sistema, que permite entregar a cada tipo de documento una configuración. Además entrega la responsabilidad de la entrega de la información a la empresa colaboradora, quedando en manos del mandante (por medio de gestión de personal u otro ente revisor) la validación de los datos, para que estos finalmente pasen a ser registros definitivos en iSGCAS.
Control Acceso a Dependencias
Mediante el apoyo tecnológico que ofrece nuestra solución, hacemos control efectivo de ingreso/salida de dependencias de una organización, este centralizada o tenga distribución geográfica. Con la credencial utilizada, se realiza la autenticación de las personas y mediante un proceso de negocio integrado se realización el proceso de autorización, permitiendo o no el acceso a la dependencia.
Control Acceso Site
Esta Función permite autorizar el ingreso a un Site a todas aquellas personas que cumplan con los requisitos exigidos y configurados en el sistema. Cada persona estará asociada a una categoría de asignación parametrizable (Visita, Operaciones, Parada de Planta, Proyectos) para efectos de generar información de gestión.
Permite definir múltiples puntos de control y reglas de negocio independientes, dado una gran flexibilidad al control de acceso. Reglas de negocio aplicables a puntos de control como a personas en base a una tipificación (personal propio, personal externo, visitas, etc.)
Control Acceso Áreas Restringidas
Considera la autorización de ingreso a instalaciones locales que tienen un dueño, el cual administra la lista de personas autorizadas a ingresar a estas en un periodo.
Permite definir múltiples controles (credencial mas clave de 4 digitos, y otra) y reglas de negocio independientes para los diferentes puntos de control. El administrador del área puede asignar accesos, bloquear, extender autorización, y gestionar sobre listas de autorización. Los usuarios mediante solicitudes y flujo de aprobación gestionan sus permisos de ingreso.
Control Acceso PIT
Considera la autorización de ingreso al PIT (Rajo) en una instalación minera validando requisitos de ingreso asociados a seguridad y cursos. La identificación del conductor valida la vigencia y autorización de la Licencia de Conducir Interna.
Es de suma importancia para las compañías mineras, el saber sobre las personas que se encuentran al interior del PIT y validar que las personas que ingresan tengan la autorización respectiva. Este módulo tiene una fuerte integración con el módulo de Licencias, Infracciones y Sanciones, para aplicar las reglas de negocio definidas.
Umbral Registro de Asistencia
La función de Registro de Asistencia y Tiempo, es un mecanismo informático, mediante el cual los trabajadores registran de forma voluntaria el inicio y el término de sus jornadas laborales, en las cuales se puede incluir o no, los tiempos destinados a colaciones y/o descansos. El objeto del sistema, es tener un registro de las horas trabajadas; ante fiscalizaciones de organismos oficiales, ante acuerdos o convenios sindicales, ante requerimientos de los propios trabajadores, y por qué no también, para tener datos que puedan ser utilizados para optimizar costos de la mano de obra, y mejorar la productividad de la fuerza laboral de la organización.
La funcionalidad de autoconsulta, facilita el acceso de los trabajadores a su información de asistencia y tiempo, desde los tótem de autoservicio pueden obtener información y documentos que la organización desee. Los tótem se pueden habilitar en puntos de mayor concentración de trabajadores y así puedan obtener sus datos bajo demanda, ayudando al área de Recursos Humanos con la autoconsulta.
Gestión Licencias de Conducir Interna
En faenas mineras o industriales de gran extensión, es necesario conducir en el interior, en muchas faenas es requisito el obtener una licencia de conducir interna, adicional a la licencia de conducir municipal. Nuestra solución, permite gestionar la Licencia de Conducir Interna, apoyado en un workflow que va desde la generación de una Solicitud de Licencia Interna, evaluación de requisitos, y generación de la licencia interna, con sus respectivas etapas de aprobación.
Adicionalmente, se dispone de la funcionalidad de registrar las infracciones que los conductores puedan cometer y la aplicación de las sanciones según el nivel de gravedad de la infracción, desde cartas de amonestación a suspensión indefinida de la Licencia Interna.
Solicitud Licencia Interna
La Solicitud la genera el mismo interesado en el sistema, personal propio o externo, es aprobada por la jefatura y sigue un flujo que termina en la entrega de la Licencia Interna. El flujo del proceso es altamente configurable según las propias necesidades.
Control de Requisitos
Los requisitos para poder conducir, son validados según el área de interés y él o los tipos de vehículos a conducir. Los documentos que disponen de vigencia, son controlados por el sistema y validados en cada control que se realiza al conductor. Incluye a los equipos pesados o industriales (puente grúa, bulldozer, etc.).
Tipos de Licencia Interna
El sistema permite definir diferentes tipos de licencia, de modo de diferenciar sectores (administración, mina, planta, etc.), tipos de conductores (visitas, permanentes, esporádicos, etc.), con esto se facilita el control y la identificación de posibles faltas.
Infracciones y Sanciones
La aplicación de infracciones a los conductores que no cumplen el reglamento interno de tránsito es un procedimiento habitual, esto genera el realizar un seguimiento y aplicación de sanciones según la gravedad de la infracción. Tipos de infracción, apelaciones, y las sanciones son gestionadas por el sistema de forma integral.
Hoja de Vida Conductor
A cada conductor se le genera una hoja de vida, que registra todos los eventos asociados a su Licencia de Conducir Interna, solicitudes, renovaciones, infracciones, apelaciones, sanciones, etc. con el detalle de información registrada en su momento. Permitiendo un fácil y rápido acceso a toda la información del conductor.
Características
Flexibilidad en definición de requisitos:
Requisitos definidos por el cliente.
Requisitos por áreas de conducción y tipo de vehículo.
Chequeo de vigencias de exámenes y cursos.
Workflow de aprobación:
Flujo de proceso de aprobación de la Licencia.
Diferentes perfiles de usuario en el proceso para segregar funciones.
Tipificación de Licencias Internas:
Tipos de licencias por área de conducción.
Tipos de licencias por tipos de conductores
Infracciones y Sanciones:
Tipificación de infracciones: leve, grave, muy grave.
Sanciones según tipo de infracción: carta de amonestación, niveles suspensión.
Registro de apelación del conductor.
Hoja de vida del conductor:
Historial detallado de licencias.
Historial detallado de infracciones y sanciones.
Gestión de Comedores
Una gestión de comedores eficiente juega un rol fundamental en la dinámica diaria de la permanencia del personal propio y de terceros, ayudando a mantener un clima laboral favorable. El control de los servicios de alimentación son un costo importante, la diversidad de servicios y su correcto uso es la base de control de nuestra plataforma.
La flexibilidad de agregar nuevos casinos, servicios y sus horarios de atención, restricciones entre servicios, control de repeticiones, patrones de consumos (plantillas de consumos), colaciones, y la amplia reportabilidad, hacen de nuestra plataforma una herramienta necesaria para su gestión.
Administración
Múltiples casinos, variedad de servicios, horarios de atención, incompatibilidades de servicio, concesionarios diferentes, valorización por casino y/o servicio, permiten cubrir las necesidades de administración de los servicios de alimentación.
Patrones de Consumos
Los Patrones de consumos resuelven de forma simple y flexible la complejidad de control de los servicios, frente a los requerimientos diversos por los turnos de trabajo, necesidades particulares de empresas externas, capacidad de comedores, convenios, etc.
Flujo de validación
Cada transacción de consumo debe seguir un flujo de validación, en el cual se aplican diversas reglas de negocio que validan autenticación del usuario, autorización del servicio solicitado y patrón de consumo.
Medios de Control
Diferentes medios de control disponibles, fijos y/o móviles. Tótem fijos permiten seleccionar el servicio, entrega de ticket, despliegue de información a los usuarios, torniquetes para controlar el flujo, PDA para otros servicios, colaciones y eventuales, dan una flexibilidad y seguridad en el control.
Autoservicio
Habilitación de máquinas vending y que se pueden distribuir en diversas dependencias, permiten entregar una variedad de productos bajo demanda. Artículos alimenticios como artículos de aseo, u otros pueden ser entregados, con control del sistema y haciendo uso de la credencial.
Servicios Especiales
La funcionalidad de servicios especiales, permite solicitar servicios para eventos, reuniones u otros, además de solicitar artículos de cafetería para abastecer ciertas dependencias. Con un flujo de aprobación y con cargo a un centro de costo, permite tener controlado este tipo de servicios.
Características
Administración simple y flexible:
Administración de múltiples concesionarios.
Múltiples casinos.
Servicios de línea, colaciones, agua, otros.
Control de servicios por horario por casino.
Costeo a nivel de servicio/casino.
Administración dinámica de servicios:
Activación de servicios según horario y casino.
Control de varios servicios simultáneos.
Servicios de línea: desayuno, almuerzo y cena.
Servicios anexos: colaciones diversas, agua, artículos de cafetería, etc.
Patrones de consumos:
Un patrón define que servicios y donde se pueden efectuar.
La asignación de un patrón puede ser a nivel de empresa, contrato o turno.
Los patrones son modificables en el tiempo.
Puede haber tantos patrones como combinación de servicios.
Manejo de excepciones a nivel personal para asignar o bloquear servicios.
Control adaptable a su necesidad:
Diversos medios de control: tótem con o sin entrega de ticket, torniquetes, PDA (equipo móvil).
Reglas de validación flexibles.
Flujos de aprobación.
Registro de log, trazabilidad de datos y no conformidades.
Funcionalidad de control bajo contingencia (falla en la red, servidores…).
Control de vending:
Uso de máquinas vending para entrega de artículos diversos.
Uso de la credencial individual para uso en vending.
Permite ampliar cobertura de entrega de servicios sin restricción de horario.
Servicios Especiales:
Definición de servicios especiales estandarizados para eventos, reuniones, etc.
Manejo de lista de productos para realizar pedidos (café, azúcar, té, vasos, galletas, etc.).
Costeo por centro de costo y flujo de aprobación de estos servicios.
Consultas y Reportes:
Consulta de consumos diarios: por casino, servicio, empresa, contrato, persona…
Consulta de consumos periodo: por casino, servicio, empresa, contrato, persona…
Consultas por cantidad de servicios y valorizadas.
Estados de pago por empresa.
Estadísticas de consumo por casino, servicio de forma mensual.
Todas las consultas son exportables a Excel.
Gestión de Hotelería
La gestión hotelera del campamento tiene por objetivo maximizar el bien cama, por lo que requiere de una herramienta que le permita administrar este recurso escaso y de alto costo de la forma más eficiente. Nuestra plataforma dispone de funcionalidades que ayudan en esta labor, con una integración con los procesos de control de acceso, permite generar check-in y check-out de forma automática además de involucrarse anticipadamente a la llegada de las personas, permitiendo programar la asignación del recurso cama.
La integración con otros módulos de la plataforma de Gestión de Fuerza Laboral de Opendat, permite aprovechar todos los datos relacionados con los futuros pasajeros como empresa, turnos de trabajo, periodo de permanencia en la faena, por cargo (gerentes, empleados, etc), por genero entre otros, facilitando la asignación de alojamiento.
Administración
La flexibilidad de definir múltiples “hoteles” con pabellones, varios niveles (pisos), y habitaciones de características diferentes, permiten una configuración completa de las instalaciones. También, se puede registrar el mobiliario asignado a cada habitación.
Reservas y Asignación
Generar reservas de forma anticipada, ver las necesidades en base a los pases generados permite proyectar y anticipar la demanda de habitaciones, de modo de realizar una mejor gestión de los recursos.
Check-in Chek-out Automático
La integración de la plataforma, permite realizar un check-in y check-out en base a los movimientos controlados por garita de acceso a las dependencias, disminuyendo la atención de la recepción.
Censo
Una de las labores principales cada día es la realización del Censo, y determinar la cantidad de ocupación exacta, de modo de llevar los costos bien controlados. El Censo automático permite contrarrestar el conteo físico.
Registro Mobiliario
La inversión que se realiza en mobiliario es bastante alta, por lo que es necesario un registro y control. Nuestro módulo de hotelería, permite registrar el mobiliario por cada habitación, teniendo el inventario completo del hotel.
Control de Llaves
Se lleva un estricto control de entrega y devolución de llaves, de modo de evitar mal uso de habitaciones, así también la solicitud de copia de llaves.
Características
Administración simple y flexible:
Administración de múltiples hoteles-campamento.
Cada hotel puede tener configuración distinta, pabellones, pisos, habitaciones.
Las habitaciones se pueden tipificar (tipo de huésped).
Definición de habitaciones para hombres o mujeres.
Registro del inventario por habitación.
Reserva y asignación dinámica:
Generación de solicitud de reserva.
Asignación programada de habitación.
Desalojo programado y manual.
Administración de llaves:
Registro de entrega y devolución de llaves.
Solicitud de copia de llave, incluye muebles de la habitación.
Consultas y Reportes:
Censo automático.
Disponibilidad de plazas por hotel, pabellón, etc.
Usabilidad por Hotel, empresa, contrato.
Estadísticas de ocupación.
Sistema Control Consumos de Combustible
El consumo de combustible en la gran minería es un ítem no menor en el presupuesto anual, principalmente del área de Mina, por lo que requiere de un control y seguimiento confiable y oportuno. Nuestra solución permite tener bajo control todo el parque de vehículos y equipos fijo y móviles que hacen consumo de combustible (de cualquier tipo), de modo de realizar validaciones cruzadas para determinar posibles abusos, malas prácticas e inconsistencias que no pueden ser controladas de forma manual.
El apoyo de nuestro software, entrega ventajas directas en el ahorro de combustible, disciplina operacional, disminución de tiempo en el proceso de pago, información directa a las áreas y control sobre el proceso de pago. Esto se traduce en una disminución directa en el costo de combustible desde el primer mes de uso de nuestro sistema. En la carga se aplican las primeras validaciones de consistencia de los datos.
Registro de Consumos
El concesionario de combustible entrega de forma electrónica el registro de todos los consumos, los que son cargados al sistema de forma automática.
Validaciones de Consumo
A los consumos cargados, se les aplican las reglas de validación que se definen según lo requerido como, vehículo autorizado, tipo de combustible, capacidad de estanque, ubicación, etc. Rechazando cualquier registro que no cumpla las reglas.
Valorización de Consumos
El precio de los combustibles se ingresa cada vez que tienen variación, así los consumos son valorizados con el precio real del día en que se hace el consumo. Para equipos fuera de carretera, se hace la separación de precio e impuestos.
Detección de Desviaciones
Se dispone de reportabilidad para detectar desviaciones y malas prácticas en el uso de combustible. La carga reiterada de combustible en periodos corto de tiempo es una de las principales de fuga de combustible que permite identificar el Sistema.
Reportabilidad
La reportabilidad y flexibilidad de las consultas, permite disponer de información por diferentes conceptos como centros de costos, flotas de equipos, tipos de combustible, gerencias, etc. Así también obtener tendencias de consumos.
Características
Parametrización flexible:
Definición de flota de vehículo livianos, mayores, equipo fijo y móviles.
Centros de Costos.
Gerencias y áreas.
Tipos de combustibles.
Sitios de despacho de combustible.
Reglas de validación personalizables:
Equipos vigentes y definidos.
Tipo de combustible según el vehículo.
Lugar de carga de combustible.
Capacidad de carga.
Tipificación de Licencias Internas:
Tipos de licencias por área de conducción.
Tipos de licencias por tipos de conductores.
Sitios de despacho de combustible.
Análisis de datos:
Malas prácticas.
Tendencias de consumos.
Consumos por diferentes conceptos: Centros de Costos, tipo de combustible, Flotas, Gerencias, etc.
Corresponde a una plataforma de Software integrada y Flexible, la cual gestiona la fuerza laboral que interviene en distintos procesos de negocio de una corporación, cuyo que hacer requiere uso intensivo de capital humano. Aplicamos toda nuestra experiencia de gestión de Fuerza Laboral de más de 15 años de trabajo conjunto con nuestros clientes de la gran minería de nuestro país.
Hemos apoyado la gestión de la fuerza laboral de nuestros clientes desde el año 1990, con la entrega de una plataforma que controla y administra todo el personal propio y contratista (incluye subcontratistas) y de servicios complementarios de apoyo a la gestión de servicios como alimentacion, licencias de conducir, pases de ingreso, transporte de personal entre otros.
Efectivamente nuestra solución, controla miles de personas de forma diaria en nuestros clientes. Con mejoras permanentes y con la implementación de nuevos requerimientos, entregamos una solución escalable, flexible y adaptable a las necesidades particulares de cada industria. Un soporte constante permite tener una alta disponibilidad de los servicios.
Si requiere mayor información, contáctenos por este medio o llámenos al +56 9 9541 0799
